Пространство для успешных переговоров

Переговоры – ответственное мероприятие. Как правило, при подготовке к ним учитываются все факторы, которые могут повлиять на исход встречи. Что же говорить об окружающей обстановке!
Переговорная комната многофункциональна, она используется и для встреч с клиентами, и для корпоративных совещаний. Нередко ее пространство служит и зоной отдыха для сотрудников. В любом случае именно по обстановке переговорной комнаты партнеры и работники компании судят о солидности организации в целом. Поэтому на начальном этапе разработки переговорной особенно важно определить, для каких целей она будет использоваться.
Есть множество концепций обустройства пространства для переговоров в офисе. Из всего многообразия можно выделить три основных вида переговорных комнат: общая, закрытая и корпоративная. Причем род деятельности компании, ее позиционирование являются определяющими факторами, влияющими на выбор вида переговорной комнаты.
Общая переговорная самое универсальное решение. Это просторное помещение, способное вместить большое количество людей. Дизайн переговорной строг и функционален, в обстановке нет ничего лишнего: длинный стол и кресла – ее главные составляющие. Такой интерьер подойдет для встреч любого уровня, конференций, собраний сотрудников.

В любой крупной компании непременно должна быть подобная переговорная. Но так ли она необходима небольшим фирмам? Все зависит от специфики работы. Если в компании нет потребности в регулярных «многолюдных» совещаниях, гораздо эффективнее оборудовать несколько небольших переговорных комнат, которые будут выполнять те же функции, но в меньших объемах. Организация, которой все же иногда требуется большой зал, можно воспользоваться компромиссным вариантом: одна комната делится на несколько маленьких переговорных при помощи мобильных перегородок. В случае необходимости все зоны легко объединяются для проведения крупного мероприятия.
Поскольку общая переговорная служит прежде всего представительским целям, располагается она чаще всего во фронт-офисе (часть офиса, ориентированная на работу с клиентами).
Закрытая переговорная – это VIP-зона, в которую имеют доступ только руководитель и его особенно важные клиенты. Эксклюзивность обстановки поставлена здесь во главу угла. Мебель, оборудование, картины – все должно соответствовать самому высокому классу. Для закрытой переговорной не нужны большие площади, в ее задачи входит создать условия неформальной обстановки для нескольких человек. Это VIP-решение для солидной, заботящейся о своем имидже компании. Закрытая переговорная размещается преимущественно рядом с кабинетом руководителя.

По-другому выглядит корпоративная переговорная. Разумеется, она в полной мере соответствует уровню компании, однако у нее другие задачи, а значит, и совершенно иная обстановка. Поскольку переговорная предназначена исключительно для «внутреннего пользования», вполне оправдан принцип «минимум затрат – максимум пользы». Как правило, в такой переговорной с помощью мобильных перегородок и складной многофункциональной мебели можно менять обстановку в зависимости от предстоящего мероприятия. Очень часто корпоративная переговорная выполняет также функции комнаты отдыха для сотрудников. В этом случае в ней должен быть предусмотрен «уголок» со всем необходимым: мягкой мебелью, мини-буфетом, плазменной панелью, оснащенной тюнером и аудиосистемой. Корпоративная переговорная находится в служебном пользовании, поэтому она располагается в бэк-офисе.

Стол и кресла – основные элементы переговорной комнаты. Какими они бывают?
Стол для переговорной комнаты без излишеств: ему не нужны ни тумбы, ни дополнительные, отвлекающие внимание надстройки. Столешница может быть любой формы: круглой, овальной, прямоугольной, «Т» - и подковообразной. В настоящее время в переговорных зонах предпочтение все чаще отдается столам с закругленными углами: такая конструкция свидетельствует о равноправии всех участников.
Список материалов, из которых изготавливаются столы для переговоров, довольно широк. Для представительских зон в основном используются натуральные материалы (массив ценных пород дерева, мрамор) или высококачественные искусственные (закаленное стекло, нержавеющая сталь). Мебель попроще из меламина хорошо впишется в корпоративную переговорную. Лучше всего, если стол относится к той же серии, что и остальная мебель в офисе.
Выбирая стол для переговорной, нужно обязательно учитывать площадь комнаты. Расстояние от края стола до стены должно быть не менее одного метра, в противном случае участникам переговоров будет неудобно проходить к своему месту или даже просто вставать с места, отодвигая кресло. Имеет значение и личное пространство каждого участника переговоров: чтобы обеспечить оптимальный комфорт, расстояние между сидящими должно быть не менее 50 см.
Кресла переговорных комнат подбираются в соответствии с дизайном помещения и установленной там мебели. Выбирая модель, нужно учесть, что идеальным вариантом является что-то среднее между аскетизмом и роскошью. Причем и по внешнему виду, и по уровню комфортности. Кресла для переговорных комнат должны быть удобными в меру, чтобы обеспечивать комфорт на короткие «дистанции», излишне не расслабляя собеседника. Популярностью пользуются модели как из натуральных, так и из искусственных материалов. Чаще всего кресла в зонах общения не имеют колес, поскольку непроизвольное катание может отвлекать от общения.

Постепенно растет спрос на конференц-стулья (сделать ссылку на глоссарий), в их конструкции предусмотрены поднимающиеся столики, на которых легко можно разместить записную книжку. В небольших переговорных комнатах вполне будут уместны и обычные стулья.
В зависимости от назначения переговорной в ней могут размещаться шкафы, стеллажи, приставные тумбы, трибуны для выступлений, а также предметы мебели необходимые для специального оборудования. Сейчас практически любая переговорная оборудована системой отображения информации. Это может быть мультимедиа-проектор или плазменная панель. Такие системы должны обеспечивать качественное изображение даже без затемнения комнаты и обеспечивать возможность дистанционного управления.
Мы намерено не остановились на детальном описании переговорной комнаты, предназначенной для проведения видеоконференций, а также звукоизоляции VIP-зон. Это самостоятельные темы, требующие серьезного исследования.

По материалам сайта Unior.com.ua